¿Qué debe incluir un portal B2B para compradores?

Cuentas

La aprobación importa más en el suministro para investigación que en la mayoría de las categorías. Verificar quién es un comprador antes de que pueda hacer pedidos le permite mantener las condiciones de uso exclusivo en investigación y rechazar a las empresas que comercializan productos para uso humano o veterinario.

• Una cuenta por empresa compradora, con más de un usuario cuando haga falta.
• Aprobación antes de que una cuenta pueda ver precios o hacer pedidos.
• Direcciones de envío y facturación guardadas.
• Historial de pedidos con estado y seguimiento.
• Roles donde sean útiles: una persona solicita y otra aprueba.

Precios

Los precios B2B suelen fijarse por comprador, por producto o por cantidad, así que el portal debe mostrar a cada comprador sus propios precios una vez que inicia sesión, y nada a los visitantes que no lo han hecho.

Si los precios cambian con frecuencia o dependen del pedido completo, un portal puede mostrar los productos sin precios y dirigir al comprador a una cotización.

Cotizaciones

• Una forma de armar una solicitud: productos, tamaños, cantidades y destino.
• Cotizaciones devueltas dentro del portal, con cada línea, el total, el plazo de entrega y la vigencia.
• Al aceptar una cotización, se convierte en pedido sin volver a capturar los datos.
• Las cotizaciones anteriores se conservan como referencia.

Documentos

Los documentos deben seguir disponibles después de que se cierre el pedido. Un comprador que necesita un informe meses después debe encontrarlo en el pedido, sin tener que pedirlo de nuevo.

• Facturas y listas de empaque por pedido.
• En el suministro para investigación, el certificado de análisis de cada lote enviado, enlazado desde el pedido.
• Números de lote registrados en cada línea del pedido.
• Las políticas y los términos que aplican al comprador.

Recompras

La mayoría de las compras B2B son compras repetidas. Permita que los compradores repitan un pedido o una cotización anterior en un solo paso y cambien las cantidades antes de enviarlo. Si las existencias o los precios han cambiado desde entonces, la recompra debe volver como una cotización nueva en lugar de suponer las condiciones anteriores.

Flujo de aprobación de cuentas

Deje por escrito cómo un comprador nuevo se convierte en una cuenta aprobada antes de construir nada, porque el portal tiene que seguir ese proceso. Una versión sencilla se ve así:

• El comprador hace su solicitud con el nombre de la empresa, el contacto, la dirección y una breve descripción de lo que hace la empresa.
• La solicitud llega a una persona designada, con una notificación para que no quede en espera.
• Esa persona la revisa según sus condiciones de uso exclusivo en investigación y la aprueba, la rechaza o hace una pregunta.
• Al aprobarse, se avisa al comprador por correo electrónico y puede iniciar sesión para ver sus precios o solicitar una cotización.
• Cada decisión queda registrada con la fecha y quién la tomó.

Seguridad y acceso

• Inicio de sesión por enlace de correo electrónico o contraseña, con la opción de verificación en dos pasos.
• Usuarios separados dentro de una misma cuenta de comprador, para poder quitar el acceso cuando alguien se va.
• Precios, cotizaciones y documentos visibles solo para la cuenta a la que pertenecen.
• Acceso de administrador para su equipo limitado a las personas que lo necesitan.
• Un registro de quién aceptó cada cotización y cuándo.

Que funcione en un teléfono

Los compradores empresariales revisan el estado de un pedido, buscan un informe o aprueban una cotización desde un teléfono con más frecuencia de la que muchos portales prevén. La lista de pedidos, la pantalla de cotización y los documentos de cada pedido deben poder usarse con el ancho de un teléfono, con áreas de toque grandes y sin tablas que obliguen a desplazarse hacia los lados.

Qué construir primero

Un portal es más fácil de hacer bien por etapas. Empiece con lo que hoy elimina más idas y vueltas, y agregue el resto cuando los compradores ya lo estén usando:

• Primero: cuentas aprobadas, solicitudes de cotización y documentos en cada pedido.
• Después: aceptación de cotizaciones en el portal, historial de pedidos y seguimiento.
• Más adelante: precios mostrados por comprador, recompras en un solo paso, varios usuarios y roles.
• Al final: integraciones más profundas con contabilidad e inventario, una vez que el flujo de trabajo esté definido.

¿Portal o flujo de consultas?

No todos los negocios mayoristas necesitan un portal. Si los compradores hacen pedidos pocas veces al año y los precios se cotizan por pedido, un flujo de consultas claro por WhatsApp o por correo electrónico puede atenderlos mejor y costar mucho menos de operar. Un portal justifica su costo cuando los mismos compradores vuelven a pedir con frecuencia, necesitan documentos de muchos pedidos o tienen varias personas comprando para una misma empresa. Pago minorista frente a pedidos mayoristas B2B analiza las ventajas y desventajas.

Notificaciones

• Para su equipo: una nueva solicitud de cuenta, una solicitud de cotización, una cotización aceptada.
• Para el comprador: cuenta aprobada, cotización lista, pedido confirmado, pedido enviado con seguimiento.
• Para el comprador: documentos agregados a un pedido, como el informe de cada lote enviado.
• Cada mensaje lleva su marca y una forma de responderle a una persona.

Datos que necesitará

Un portal es tan bueno como los datos que lo respaldan. Antes de construirlo, reúna la lista de productos con tamaños y SKU, los lotes en existencia con sus informes, las cuentas de comprador que ya tiene, los precios que se fijan por comprador y los pedidos anteriores que quiera mostrar en el historial. Decida qué sistema es la fuente de verdad de cada dato: si el inventario está en una herramienta y los precios en una hoja de cálculo, el portal tiene que leer ambos o uno de los dos tiene que trasladarse.

Los datos limpios acortan la construcción. Los compradores duplicados, los productos nombrados de tres maneras distintas y los lotes registrados sin sus informes deben corregirse antes de que el portal pueda mostrarlos correctamente.

Cómo medir si funciona

• Cuántas solicitudes de cotización llegan por el portal en lugar de por mensaje.
• Cuánto tarda una cotización desde la solicitud hasta la aceptación.
• Con qué frecuencia los compradores piden un documento que ya está en su pedido.
• Cuántas recompras empiezan a partir de un pedido o una cotización anterior.

Integraciones

Vanta Foundry crea sitios web programados a medida para marcas de suministro para investigación. Si un portal para compradores forma parte de lo que necesita, descríbalo en el formulario de resumen de la página de portales B2B y se definirá su alcance y se cotizará por escrito. Las conexiones con sus herramientas actuales se cubren en integraciones, y hay desarrolladores disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, después del lanzamiento.

• Inventario, para que los compradores vean lo que realmente se puede enviar.
• Gestión de pedidos o logística, para que los pedidos aceptados lleguen a quien los envía.
• Contabilidad, para que las facturas no se capturen dos veces.
• Correo electrónico o mensajería, para las notificaciones de cotizaciones y envíos.
• Pagos, cuando los compradores pagan en línea, mediante un procesador que haya aprobado el negocio.